Hanware DMS · Dokument Explorer

Alle Dokumente. Direkt am Beleg. In Sekunden gefunden.

Das Dokumentenmanagement von Hanware Business verknüpft Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und Bilder automatisch mit Ihren Kunden, Artikeln, Belegen und Zahlungen — zentral, sicher und revisionssicher.

Kostenlose Demo Funktionen ansehen
Bereiche
Kunden
Lieferanten
Artikel
Verkauf
Angebote
Rechnungen
Lieferscheine
Einkauf
Lager
Zahlungen
Rechnungen · Kunde Akar
14 Treffer
RE-2026-1042.pdf
14.05.2026 · 142 KB
PDF
Unterschrift_LS.jpg
14.05.2026 · 84 KB
Vereinbarung.docx
02.05.2026 · 56 KB
RE-2026-1031.pdf
28.04.2026 · 138 KB
Preisliste_2026.xlsx
15.03.2026 · 32 KB
Vorschau
RE-2026-1042
Vorher / Nachher

Schluss mit der Suche.

Wer kennt es nicht? Dokumente verstreut in E-Mails, Ordnern und Aktenschränken — und im Beleg fehlt am Ende die Unterschrift. Hanware DMS dreht das um.

Vorher

  • Rechnungen liegen im E-Mail-Postfach
  • Lieferscheine im Aktenordner im Lager
  • Verträge auf dem PC der Geschäftsführung
  • Suchen, Anrufen, Nachfragen — jeden Tag
  • Bei Reklamation: zwei Stunden Beleg-Suche
  • Steuerprüfer fragt — nichts ist sofort greifbar

Mit Hanware DMS

  • Jedes Dokument liegt am passenden Geschäftsvorgang
  • Belege, Lieferscheine, Verträge zentral am Datensatz
  • Per Klick auf den Kunden — alle Belege sichtbar
  • Volltext-Suche mit Live-Trefferanzahl
  • Vorschau direkt in Hanware Business — kein Tool-Wechsel
  • Steuerprüfung: Belegkette in Sekunden vorzeigbar
Kernfunktionen

Neun Funktionen, die Sie ab dem ersten Tag spüren.

Hanware DMS ist von der Ablage bis zum Wiederfinden so gebaut, dass es sich anfühlt wie ein natürlicher Teil von Hanware Business — nicht wie ein zusätzliches Programm.

Zentrale Ordnerstruktur

Nach Geschäftsbereichen: Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Artikel), Verkauf (Angebot, Bestellung, Lieferschein, Rechnung), Einkauf, Lager und Zahlungen.

Direkte Verknüpfung

Jedes Dokument ist 1:1 mit dem jeweiligen Datensatz (Beleg, Kunde, Artikel, Zahlung) verbunden — kein Suchen, kein nachträgliches Zuordnen.

Schneller Upload

Per Dateiauswahl oder Drag & Drop direkt auf die Dokumentenliste. PDF, Word, Excel, Bilder & mehr — mehrere Dateien gleichzeitig.

Integrierte Vorschau

PDFs und Bilder direkt in der Anwendung ansehen — ohne externes Programm zu öffnen. Blättern, zoomen, vergleichen.

Suche & Filter

Nach Belegnummer, Kundennummer, Datum, Zeitraum oder Freitext — Live-Trefferanzahl bei jeder Eingabe.

Dokumentdetails

Titel, Bemerkung, Datum, Dateiname und Speicherort übersichtlich verwalten — jederzeit bearbeiten ohne Datei-Verlust.

Drag-out

Dokumente per Maus direkt aus der Liste in andere Programme oder den Datei-Explorer ziehen — für E-Mail, Drucker, externe Bearbeitung.

Revisionssicheres Löschen

Jeder Löschvorgang wird protokolliert (wer, wann) — nachvollziehbar für Pruefer und intern.

Zentrale Server-Ablage

Automatische, einheitliche Ordner- und Dateistruktur auf dem Firmenserver. Backup-fähig, ohne Cloud-Pflicht.

Modul-Inhalte

Was steckt im Dokument Explorer?

Alle Bereiche, die Hanware DMS abdeckt — auf einen Blick.

  • Dokumentenarchiv für alle Geschäftsobjekte
  • Beleg-Dokumentenverwaltung (Ein- & Verkauf)
  • Lager- & Lagerbewegungs-Dokumente
  • Zahlungs- & Kontobelege
  • Stammdaten-Dokumente (Kunden, Lieferanten, Artikel)
  • Anzahl-Anzeige je Datensatz (Dokumentenzähler)
  • Mehrbenutzerfähig mit Benutzerprotokollierung
  • Mitnahme der Dokumente bei FiBu-Export
Ihre Vorteile

Was Sie davon haben.

bis 80 %

Schnellerer Zugriff

Belege per Klick — statt Aktenordner und E-Mail-Wühlerei.

0 Doppelablagen

Keine Doppelablage

Eine zentrale Quelle — nie wieder „welche Version ist die aktuelle?"

1 System

Nahtlos integriert

Direkt in Hanware Business — keine Insellösung, kein Tool-Wechsel.

100 %

Revisionssicher

Protokoll für jede Aktion — GoBD-konform, DSGVO-konform.

Einblicke

So sieht Hanware DMS aus.

Drei typische Ansichten aus dem Programm — vom Ordnerbaum bis zur Vorschau.

Hauptansicht
Ordnerbaum · Liste · Vorschau
Hauptansicht
Dreispaltige Oberfläche — Bereich, Treffer, Vorschau.
PDF-Vorschau
Direkt in Hanware Business
Integrierte Vorschau
PDF und Bilder ohne externes Programm öffnen.
Upload · Drag & Drop
Mehrere Dateien gleichzeitig
Schneller Upload
Dateien per Drag & Drop direkt auf die Liste ziehen.

Die Bilder sind Platzhalter und werden vor Veröffentlichung durch echte Screenshots ersetzt.

So funktioniert's

In drei Schritten papierlos.

So einfach kommt ein Dokument an seinen Platz — und so schnell ist es wieder da.

1

Datensatz wählen

Kunde, Beleg, Artikel oder Zahlung in Hanware Business öffnen — der Dokument Explorer ist direkt am Datensatz.

2

Dokument ablegen

Datei per Drag & Drop auf die Liste ziehen oder per Dateiauswahl hochladen. Mehrere Dateien gleichzeitig kein Problem.

3

Jederzeit finden

Suche, Filter, Live-Treffer, Vorschau, Drag-out — das Dokument ist immer einen Klick entfernt.

Bereit für papierloses Arbeiten?

Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo — wir zeigen Hanware DMS an Ihren realen Belegen und besprechen die Migration Ihres bestehenden Archivs.

Demo anfragen Kontakt
FAQ

Häufige Fragen.

Welche Dateiformate werden unterstützt?

Alle gängigen Office- und Bildformate: PDF, Word (DOC/DOCX), Excel (XLS/XLSX), PowerPoint, JPG, PNG, TIF, sowie reine Text- und CSV-Dateien. Hanware DMS speichert die Originaldateien unverändert auf dem Firmenserver.

Wo werden die Dokumente gespeichert?

Auf Ihrem eigenen Firmenserver in einer einheitlichen, automatisch angelegten Ordnerstruktur nach Geschäftsbereich (Stammdaten, Verkauf, Einkauf, Lager, Zahlungen). Sie können jederzeit auch direkt aus dem Datei-Explorer auf die Dateien zugreifen — keine Cloud-Pflicht, keine externen Dienste.

Ist das DMS in Hanware Business enthalten?

Hanware DMS ist ein Zusatzmodul für Hanware Business und wird nahtlos integriert — es gibt keine separate Anwendung. Bestehende Hanware-Kunden können das Modul ohne weitere Installation aktivieren.

Wie sicher sind die Daten?

Dokumente liegen auf Ihrem eigenen Server, der Zugriff erfolgt rollenbasiert über Hanware-Benutzerkonten. Jedes Löschen wird protokolliert (wer, wann). Damit ist Hanware DMS revisionssicher und erfüllt die Anforderungen der GoBD und DSGVO an die Nachvollziehbarkeit.

Funktioniert das im Mehrbenutzer-Betrieb?

Ja. Mehrere Benutzer können gleichzeitig Dokumente ablegen, suchen und öffnen. Jede Aktion wird mit Benutzer und Zeitstempel protokolliert — so ist transparent, wer wann welches Dokument angelegt oder gelöscht hat.

Können bestehende Dokumente migriert werden?

Ja. Wir unterstützen Sie bei der Migration bestehender Belegarchive — per Stapel-Upload pro Kunde, Beleg oder Artikel, optional mit einem Import-Skript aus vorhandenen Ordnerstrukturen. Der genaue Umfang wird im Demo-Gespräch besprochen.

Noch Fragen? Kontakt aufnehmen

Wir entwickeln individuelle effiziente Lösungen für IT-Herausforderungen, die konsequent durchdacht und auf dem neuesten Stand der Technik sind.

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